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Assistenz (m/w/d) der Amts- und Abteilungsleitung

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Geschäftszeichen: 11.1/2/111/2024

Für das Kreisjugendamt – mit Sitz in Gelnhausen - suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet für 2 Jahre, eine
 

 

Assistenz (m/w/d)
der Amts- und Abteilungsleitung

Aufgaben:

  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben für die Amtsleitung (Sicherstellung der Erreichbarkeit telefonisch sowie bei digitalem und analogem Posteingang; Führung des Schriftverkehrs)
  • Führen und Bearbeiten von Personalangelegenheiten der rund 170 Mitarbeiter*innen (Zeiterfassung, Dienstbefreiung, Krankendatei, Urlaubsdatei, Homeoffice-Regelungen, Arbeitszeitveränderungen) sowie regelmäßige und selbstständige Berichterstattung an die Amts- und Abteilungsleitungen
  • Sitzungsmanagement (Vorbereitung, Organisation, Betreuung und Begleitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen, auch digital per Videokonferenz oder extern, Abrechnung von Sitzungsgeldern)
  • Krisenmanagement (Beschwerden registrieren und Ablauf koordinieren; zielgerichtete Weiterleitung von Eingängen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit)
  • Kommunikations- und Informationsmanagement (interne und externe Terminkoordination für die Amtsleitung; Einholung, Vor- und Nachbereitung von Auskünften und Unterlagen; Pflege digitaler Umlauf von Fachexperten)
  • Ablage- und Wiedervorlagemanagement sowie Archivierung
  • Erledigung von Sonderaufgaben für die Amtsleitung

Das Stellenprofil erfordert:

  • Eine abgeschlossene Berufsausbildung in der öffentlichen Verwaltung oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und nachgewiesene Berufserfahrung in den benannten Tätigkeitsbereichen
  • Sichere Anwendung von Microsoft-Office Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und weiterer EDV-Systeme sowie Internetrecherchen
  • Wertschätzende, vertrauensvolle und verbindliche Kommunikation
  • Sicheres Auftreten und eine sehr gute mündliche sowie schriftliche Ausdrucksfähigkeit
  • Sorgfältige, eigenverantwortliche und termingerechte Aufgabenwahrnehmung
  • Schnelle Auffassungsgabe und einen guten Überblick, auch bei hoher Belastung
  • Ein hohes Maß an Flexibilität und Organisationsgeschick
  • Die Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung

Unser Angebot:

  • Vollzeitstelle, befristet für 2 Jahre
  • Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist grundsätzlich möglich
  • Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TVöD
  • Betriebliche Altersvorsorge
  • Bedarfsorientierte Fort- und Weiterbildungsangebote
  • Betriebliches Gesundheitsmanagement
  • Kostenfreie Parkmöglichkeiten, kostengünstiges Jobticket, hauseigene Kantine, Jobrad

Ihr Kontakt:

Zur Klärung Ihrer fachlichen und inhaltlichen Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen die Amtsleiterin Frau Hentschel, Tel: 06051/ 85 11301, gerne zur Verfügung.
 
Informationen zum Datenschutz im Bewerbungsverfahren finden Sie unter: www.mkk.de
 
Bewerbungsfrist:  30.11.2024
 
Wir bevorzugen Online-Bewerbungen direkt über unser Jobportal (karriere.mkk.de). Bewerbungen per Mail an bewerbung@mkk.de sind möglich. Bewerbungen per Post sollten keine Originale oder Mappen beigelegt werden – auf Grund der Fülle der Verfahren ist es leider nicht möglich, Bewerbungsunterlagen zurückzusenden. Diese richten Sie bitte unter Angabe des Geschäftszeichens 11.1/2/111/2024 an: Kreisausschuss des Main-Kinzig-Kreises, Amt 11.1 – Personaldisposition, Barbarossastraße 24, 63571 Gelnhausen.